How to ask who is continuing next year (yearly renewal)

Club Admin, Parent, Trainee, Member, Coach, Staff · Bahasa Melayu below

Every year a club needs to know who will continue next year and who is stopping. With Continue Next Year you ask everyone at once: trainees (their parents answer), members, coaches and staff. A "Continue with your club in 2027?" card appears on their dashboard with Yes, continuing and No, stopping. You see the answers on one results page. This is also called membership renewal, re-registration or yearly registration.

For club admins: start a round

1. Sidebar People → Continue Next Year (/continue/).
2. Tap Ask for a new year.
3. Pick the year to continue (for example 2027) and the last day to answer.
4. Tick who to ask: Trainees (parents answer for children), Members, Coaches, Staff.
5. Bill the yearly fee on Yes (optional): pick an Annual fee. When a trainee or member says Yes, that fee is invoiced for the chosen year and emailed straight away. Pick Don't bill, just ask to only collect answers. No Annual fee in the list? Make one first in Billing → Fee Structures with fee type Annual.
6. Add a note to show on the card if you like, for example "Training restarts on 6 January."
7. Keep Tell everyone now ticked to send an app notification (and an email to anyone without the app). Tap Start asking.

One round per year. You can change the last day, the groups, the fee and the note later with Edit.

For club admins: see the results

Open the round from Continue Next Year. You see:

• Tiles for Asked, Yes, No and No answer yet. Tap a tile to show only those people.
• Search by name, and filter by group (Trainee, Member, Coach, Staff).
• Each person's answer, the reason they gave for No, who answered and when, and their invoice.
• Remind ... not answered: sends a reminder to everyone who has not answered. The app also sends one reminder by itself 7 days before the last day.
• Record answer / Change: save an answer someone gave you by phone or in person.
• Download: a CSV file (Excel) of everyone and their answers.
• Close: stops the card showing on dashboards. Reopen brings it back.

What a No does

A No never removes anyone by itself. You decide:

• For a trainee or member who said No, tap Move to Removed tab, or Move ... No to Removed tab for all of them at once. Their unpaid invoices are cancelled and paid history is kept. You can bring them back from the Removed tab on the Trainees or Members page. See How to delete or restore a trainee.
• For a coach or staff member who said No, tap Open Coaches or Open Staff and remove them there if you need to.

Billing on Yes

• The invoice is for the round's year (for example "Yuran Tahunan (2027)"), so this year's paid annual fee does not stop next year's bill.
• Anyone already billed that Annual fee for that year is not billed again.
• If someone changes Yes to No before paying, the invoice is cancelled. If they change back to Yes, a new invoice is sent.
• Coaches and staff are never billed. A fee set to "Trainees only" or "Members only", or to certain categories, only bills those people.

For parents, trainees, members, coaches and staff: answer

1. Open your dashboard in the app. You see the card "Continue with (club) in (year)?".
2. Parents see one line for each child. Answer for each one.
3. Tap Yes, continuing, or tap No, stopping, write a reason if you like, and tap Send No.
4. If the club bills a yearly fee, a Yes sends the invoice. Tap Invoice on the card to pay it.
5. You can change your answer until the last day.

Who answers: parents answer for their children (under 18). An adult trainee or member with their own login answers for themself. Coaches and staff answer for themselves.

Cara bertanya siapa yang akan teruskan tahun depan (pembaharuan tahunan)

Pentadbir Kelab, Ibu Bapa, Pelatih, Ahli, Jurulatih, Staf

Setiap tahun kelab perlu tahu siapa yang akan teruskan tahun depan dan siapa yang berhenti. Dengan Teruskan Tahun Depan anda bertanya kepada semua orang sekali gus: pelatih (ibu bapa menjawab), ahli, jurulatih dan staf. Kad "Teruskan bersama kelab anda pada 2027?" muncul di papan pemuka mereka dengan butang Ya, teruskan dan Tidak, berhenti. Anda melihat semua jawapan di satu halaman keputusan. Ini juga dikenali sebagai pembaharuan keahlian, daftar semula atau pendaftaran tahunan.

Untuk pentadbir kelab: mulakan pusingan

1. Menu sisi Orang → Teruskan Tahun Depan (/continue/).
2. Tekan Tanya untuk tahun baharu.
3. Pilih tahun untuk diteruskan (contohnya 2027) dan hari terakhir untuk menjawab.
4. Tandakan siapa yang ditanya: Pelatih (ibu bapa menjawab untuk anak), Ahli, Jurulatih, Staf.
5. Bil yuran tahunan apabila Ya (pilihan): pilih yuran jenis Tahunan. Apabila pelatih atau ahli menjawab Ya, invois yuran itu untuk tahun tersebut dihantar melalui e-mel serta-merta. Pilih Jangan bil, tanya sahaja untuk mengumpul jawapan sahaja. Tiada yuran Tahunan dalam senarai? Buat dahulu di Bil → Struktur Yuran dengan jenis yuran Tahunan.
6. Tambah nota untuk dipaparkan pada kad jika mahu, contohnya "Latihan bermula semula pada 6 Januari."
7. Biarkan Beritahu semua orang sekarang bertanda untuk menghantar notifikasi aplikasi (dan e-mel kepada sesiapa tanpa aplikasi). Tekan Mula bertanya.

Satu pusingan setiap tahun. Anda boleh ubah hari terakhir, kumpulan, yuran dan nota kemudian dengan Sunting.

Untuk pentadbir kelab: lihat keputusan

Buka pusingan dari Teruskan Tahun Depan. Anda akan nampak:

• Jubin Ditanya, Ya, Tidak dan Belum menjawab. Tekan jubin untuk menunjukkan orang itu sahaja.
• Cari mengikut nama, dan tapis mengikut kumpulan (Pelatih, Ahli, Jurulatih, Staf).
• Jawapan setiap orang, sebab yang diberi untuk Tidak, siapa yang menjawab dan bila, serta invois mereka.
• Ingatkan ... belum menjawab: menghantar peringatan kepada semua yang belum menjawab. Aplikasi juga menghantar satu peringatan sendiri 7 hari sebelum hari terakhir.
• Rekod jawapan / Tukar: simpan jawapan yang diberi melalui telefon atau secara bersemuka.
• Muat turun: fail CSV (Excel) semua orang dan jawapan mereka.
• Tutup: kad berhenti dipaparkan di papan pemuka. Buka semula memaparkannya kembali.

Apa yang berlaku jika Tidak

Jawapan Tidak tidak membuang sesiapa secara automatik. Anda yang tentukan:

• Untuk pelatih atau ahli yang menjawab Tidak, tekan Pindah ke tab Dibuang, atau Pindah ... Tidak ke tab Dibuang untuk semua sekali gus. Invois belum bayar dibatalkan dan sejarah bayaran disimpan. Anda boleh kembalikan mereka dari tab Dibuang di halaman Pelatih atau Ahli. Lihat Cara memadam atau memulihkan pelatih.
• Untuk jurulatih atau staf yang menjawab Tidak, tekan Buka Jurulatih atau Buka Staf dan buang mereka di sana jika perlu.

Bil apabila Ya

• Invois adalah untuk tahun pusingan (contohnya "Yuran Tahunan (2027)"), jadi yuran tahunan tahun ini yang sudah dibayar tidak menghalang bil tahun depan.
• Sesiapa yang sudah dibilkan yuran Tahunan itu untuk tahun tersebut tidak akan dibilkan lagi.
• Jika seseorang menukar Ya kepada Tidak sebelum membayar, invois dibatalkan. Jika mereka tukar semula kepada Ya, invois baharu dihantar.
• Jurulatih dan staf tidak pernah dibilkan. Yuran yang ditetapkan "Pelatih sahaja" atau "Ahli sahaja", atau untuk kategori tertentu, hanya membilkan orang tersebut.

Untuk ibu bapa, pelatih, ahli, jurulatih dan staf: menjawab

1. Buka papan pemuka anda dalam aplikasi. Anda akan nampak kad "Teruskan bersama (kelab) pada (tahun)?".
2. Ibu bapa nampak satu baris untuk setiap anak. Jawab untuk setiap seorang.
3. Tekan Ya, teruskan, atau tekan Tidak, berhenti, tulis sebab jika mahu, dan tekan Hantar Tidak.
4. Jika kelab mengenakan yuran tahunan, jawapan Ya akan menghantar invois. Tekan Invois pada kad untuk membayar.
5. Anda boleh menukar jawapan sehingga hari terakhir.

Siapa yang menjawab: ibu bapa menjawab untuk anak mereka (bawah 18 tahun). Pelatih atau ahli dewasa yang ada akaun sendiri menjawab untuk diri sendiri. Jurulatih dan staf menjawab untuk diri sendiri.